【M365】OneDriveの共有先として「外部以外のすべてのユーザー」が禁止される
2025年4月からM365の「OneDrive for Business」のルートとドキュメントライブラリの共有先として「外部以外のすべてのユーザー」いわゆる「EEEU（トリプルイー・ユー）」を選んでいるユーザーから強制的に「外部以外のすべてのユーザー」への共有権限を削除すると発表されましたね。そこで解説します。
トラブルが起こりやすいことで有名なEEEU
M365の共有先としてトラブルが起こりやすくて有名なのがEEEU（外部以外のすべてのユーザー）です。EEEUを選ぶと、テナント内にいるゲスト以外の全てのユーザーに情報が共有されます。通常の会社であれば、EEEUは社員全員であることが多いです。したがって、社内向けのポータルサイトであるとか、社内の規定とかルールであるとか、全社員向けのメッセージなどを公開したいときに使う共有先となっております。
しかしながら、SPOサイトの管理者がサイトのアクセス権限付与を頻繁に行うのが面倒くさくなって、全社員向けではないのに全社員向けに閲覧権限を付与してしまってのちのちトラブルになるケースがあります。サイトのアドレス知らなければ大丈夫だろうと油断して付与するのでしょうが、その人がアクセスできるサイトはSPO検索の対象となるのでふとした検索ワードで表示されて想定していない社員がアクセスしてしまうケースがあります。
OneDriveでもEEEUを使用する人がいる
SPOサイトでトラブルが起きやすいEEEUですが、OneDrive(for Business)でも共有先として選べてしまいます。もちろん特定のフォルダとかファイルだけを全社員に公開したい場合もあると思いますが、そうした場合は基本的にはSPOサイトなどにファイルなりフォルダを移して複数人管理者が設定できるSPOサイト内で管理するのが望ましいと思います。OneDrive(for Business)はあくまで個人の領域なので、その人しか管理者になれずそうした領域に全社員向けのファイルなどを置いておくと、その人が育休とか退社とかするとファイルの更新が難しくなったりするので推奨されません。
さらに、クレージーな共有方法としてOneDriveのルートディレクトリとかドキュメントライブラリの共有先をEEEUに設定するというものがあります。
今回の紹介する更新はこのOneDriveのルートディレクトリとかドキュメントライブラリの共有先をEEEUに選んでいる場合、強制的にEEEUに与えている閲覧権限を削除しますという内容になります。
OneDriveのルートディレクトリをEEEUに共有されるととても迷惑
OneDrive(for Business)のルートディレクトリとしてEEEUを選んでその人がOneDrive(for Business)に保存しているものがテナントにいる社員全員に表示されるだけなので好きにさせればいいと思うかもしれませんが、そうではないのです。例えばOneDrive(for Business)のルートディレクトリとしてEEEUを選んでいる人が開催したTeams会議にあなたが参加してしまったとします。そのTeams会議が録画された場合、録画された動画はEEEUが共有先として設定されているOneDrive(for Business)に保存されます。そうしますと会議が終わった瞬間にあなたの発言内容は全社員に動画として公開されてしまうのです。このケースで厄介なのは、自分が参加するTeams会議の開催者が誰かなのかを全てチェックしているわけではないし、開催者のOneDriveのルートディレクトリがEEEUに閲覧権限を与えているかなんて調べるのはとても面倒だということです。また、動画なんて全部チェックする暇な人はいないだろうと思われるかもしれませんが、今の時代は動画も全て自動で文字起こしするので、SPO検索のふとしたキーワードで検索に引っかかって、自分の発言内容が予期せぬ人の目に留まるなんてことも起こりえるのです。
こうしたことから個人的にはOneDriveルートディレクトリの閲覧権限をEEEUに閲覧権限を与えている人はとても迷惑で関わりたくないと思っていたので、今回の強制的に閲覧権限を削除するアップデートはとてもありがたいです。
適応スケジュール
早いテナントで2025年4月10日から適応され、2025年9月30日までに全てのテナントで適応される予定となっております。