【SharePoint】SharePointやTeamsに置いたパワポとかエクセルファイルをアプリで開くショートカットをデスクトップにつくる方法
タイトルが長くなってしまいましたが、ファイルサーバーからM365に移行してSharePoint(Teams)にファイルを保存するようになったけど、ファイルサーバー時代の様にショートカットをデスクトップに作りたいよっていう方が結構いますよね。そこでその方法について解説します。
ファイルサーバー時代は簡単だった
ファイルサーバー時代はショートカット作るのは簡単でした。
①ショートカット作りたいファイルで右クリック②ショートカットを作成③できたショートカットを切り取り④デスクトップで右クリックして貼り付け
と4工程で初心者にもとてもわかりやすく好評でした。
M365はOneDriveにショートカットを作るのは簡単
M365の場合はOneDriveにショートカットを作るのは簡単です。ファイルを選択して「マイ ファイルへのショートカットの追加」をクリックするだけです。
ただし、この方法ではあなたのPCのデスクトップにショートカットは作られません。毎回、プラウザでOneDrive開くかOneDriveと同期したフォルダを作ることになります。それが苦痛だとかマイクロソフトのやり方に顧客が合わせるのは納得いかないと感じる人がいるので今回の話になります。
デスクトップにショートカットを作る方法
プラウザで見たい場合
SharePointにパワポとかエクセルとかを置いた場合の特徴としてプラウザでも開けるということがあります。もちろん個人の好みですが、プラウザで見たいという人はショートカットの作成は比較的簡単です。
- SharePoint画面で共有したいファイルの右側3点リーダ―をクリックし、[リンクのコピー]をクリックして、リンクアドレスをコピーします
- デスクトップを表示し、右クリック→新規作成→ショートカットの順にクリックします
ショートカットウィザード画面になります - 「項目の場所を入力してください」という表示が上にある入力ボックスをクリックして先ほどコピーしたリンクを貼り付けます
- 次へをクリックします
- 「ショートカットの名前を入力してください」という表示が上にある入力ボックスをクリックしてわかりやすい名前を入力します。
- 完了をクリックします
- デスクトップ上にプラウザのアイコンでショートカットファイルができます。ダブルクリックしてショートカットが正常に働くか確認します。
- （以下、ショートカットが正常に作れなかった場合）ショートカットファイルの上で右クリック→プロパティをクリックします
- URL欄の入力ボックスで右クリック→全て選択をクリック。先ほどコピーしたリンクを貼り付けし直します
- OKをクリックします
ショートカットウィザードで作って失敗した場合にプロパティからURLを貼り付けし直す理由ですが、どうもウィザードからリンクを作成するとショートカット追跡機能の影響なのか張り付けたURLをそのままショートカットにはせずにそのURLにアクセスした結果、サーバー側が転送した最終的なURLをショートカットとして登録してしまうことがあるようです。最終的なURLにいきなりアクセスしようとすると当然ながら不正なアクセスと判断されて拒絶されるので、結局ショートカットウィザードで作っても、プロパティ画面開いてURLを張り付けし直すことになる場合が多いです。
動画で解説
動画で手順を解説したバージョンも作りました。
アプリで直接開くショートカットファイルを作りたい場合
アプリで直接開くショートカットファイルの場合はSharePointの画面でコピーしたリンクに特定の文字を追加し、その追加したリンクを使ってプラウザで見るショートカットを作る手順と同様にショートカットを作れば、プラウザではなくアプリで開くようになります。
特定の文字についてはアプリによって決まっています。
| アプリの種類 | リンクの先頭に入れる文字 (URI スキーマ) |
| ワード | ms-word: |
| エクセル | ms-powerpoint: |
| パワーポイント | ms-excel: |
| ビシオ | ms-visio: |
| アクセス | ms-access: |
| プロジェクト | ms-project: |
| インフォパス | ms-infopath: |
もうちょっと、具体的に説明しないとイメージできない人もいるかと思いますので具体的な例で説明します。
https://[テナント名].sharepoint.com/sites/[サイト名]/………pptx?******** というようなパワーポイントファイルへのリンクがあった場合は、
- メモ帳を開いてSharePointでコピーしたリンクを張り付けます
- パワーポイントファイルへのリンクの場合"ms-powerpoint:"という文字を先頭に挿入します
ms-powerpoint:https://[テナント名].sharepoint.com/sites/[サイト名]/………pptx?********
となります - メモ帳から完成したアドレスを全て選択してコピーします
- あとはプラウザで見るショートカットの手順2から同様にしてショートカットを作ります
作ったリンクアドレスが間違っていなければ、作成したショートカットアイコン自体もプラウザではなくワードやエクセル、パワーポイントのアイコンとなるはずです。
常に編集可能な状態で開くショートカットを作りたい場合
“ms-excel:"や"ms-powerpoint:"といった文字を入れることでアプリを指定したショートカットを作成できますが、この方法でSharePointやTeams上のファイルを開くと読み取り専用で開くという特徴があります。もちろん、編集しますか？というラベルが表示されるので「編集する」ボタンを押せば編集できるようになります。ただ、人によっては常に編集可能状態で立ち上がるショートカットを作りたいという方もいると思います。そこで編集可能状態で立ち上がるようにするURIスキーマを解説します。
例えば、パワーポイントであれば"ms-powerpoint"の代わりに"ms-powerpoint:ofe|u|"を使います。"ms-powerpoint:ofe|u|"をリンクアドレスの先頭に追加することで編集可能状態で立ち上がるようになります。
“ofe|u|"という文字はどのアプリでも共通で編集可能状態で立ち上がるようにする文字になります。ですので、Excelの場合は"ms-excel:ofe|u|"という文字をリンクアドレスの先頭に追加することで編集可能状態で立ち上がるショートカットを作ることができます。
とは言っても、コピペで済ませたいという人もいるかとも思いますので全てのアプリの編集可能状態で立ち上がるURIスキーマを表にしますと以下のようになります。
| アプリの種類 | 編集可能状態で立ち上がる URI スキーマ |
| ワード | ms-word:ofe|u| |
| エクセル | ms-powerpoint:ofe|u| |
| パワーポイント | ms-excel:ofe|u| |
| ビシオ | ms-visio:ofe|u| |
| アクセス | ms-access:ofe|u| |
| プロジェクト | ms-project:ofe|u| |
| インフォパス | ms-infopath:ofe|u| |