【2025年7月】SharePointアラート機能の段階的廃止が始まる予定
2025年7月からSharePointアラート(通知)機能を段階的に廃止すると発表しましたね。そこで解説します。
そもそもSharePointアラート(通知)機能とは？
SharePointアラート機能(通知機能)とは簡単にSharePointの特定のフォルダに対して変更が行われたときに自動通知を設定できる機能です。下の画面例のように「…」アイコンをクリックすることで表示されるメニューの「通知」をクリックすると設定できます。
PowerAutomateなどでも自動通知を設定できますが、PowerAutomateはローコードと言っても万人向けではないので、「ローコードツールは使いこなせないよ」という人にも使えるお手軽な機能でした。
SharePointアラート機能(通知機能)は廃止されるためSharePointルールへの移行が推奨される
2025年7~9月にかけてテナントごとにSharePointアラート機能(通知機能)の新規設定ができないようになります。なお、新規設定ができなくなるのは「段階的」と書かれているため、恐らく数か月間はユーザーによっては新規設定できるような状況になると予測されます。また、既存の設定済みアラートに対しても2025年10月より有効期限が設定され、有効期限が切れると手動で有効にし直さないと機能しなくなります。つまり2025年10月以降はかなり不便な機能となります。そして2026年7月には完全にSharePointアラート機能(通知機能)は機能しなくなります。
2025年10月から勝手に有効期限が設定されて手動で設定変えないと、アラートが来なくなるので自分のテナントのユーザーには早めにこの変更をお知らせすることをお勧めします。そうしないと、2025年10月以降にアラート機能を多用しているユーザーからクレームがくることが容易に想像できます。
代替機能としてはSharePointルール機能がお勧め
SharePointアラート機能(通知機能)の代替としてMicrosoftはPower AutomateかSharePointルールを提案しています。Power Automateは通知機能をいまだに使っている人にとってはハードルが高いと思うので「SharePointルール機能」がお勧めです。「自動化」→「ルール」→「ルールを作成」の順にクリックすることでルールを作成するウィザードのようなものが起動するのであとはその画面でやりたいことを選んで通知のタイミングや通知者を選ぶことで設定ができます。
2025年10月から不便になることはユーザーにお知らせした方がトラブルが減ると予想される
今回の通知機能の廃止ですが、廃止は2026年7月ですが、2025年10月から勝手に有効期限が設定され、しかも手動で延長できるのが最長30日間なので約1か月ごとに手動で更新しないと通知が来なくなるというサービス改悪期間が設定されています。そのため、ユーザーによっては「実質的に2025年10月で廃止じゃん」と感じる方も多いと予想されます。従って、「2025年10月から毎月手動操作しないと今までのように通知が来なくなるのでSharePointルールへの移行を推奨します」くらいのことは言っておいた方がトラブルの発生を回避できるのではと思いました。